Що до вибору автоматизованої системи обліку малим та середнім бізнесом

Звичайно, відкриваючи власний бізнес, підприємці розуміють наявність певних ризиків. Навіть ті, хто зовсім не мають досвіду роботи в умовах сучасної вітчизняної економіки знають про проблему неплатежів. Ця тема вельми актуальна, оскільки саме від здатності керівництва підприємства збирати борги залежить успішність проекту та навіть саме його існування. У цьому контексті роль обліку та контролю заборгованості покупців виглядає дуже важливою.

Автоматизація обліку для контролю дебіторської заборгованості

Використання певних інструментів автоматизованих облікових платформ допомагає вирішенню проблем прострочки заборгованостей та їх несплати. Стосовно цієї задачі вони здатні:

• формувати звіти по заборгованостям;
• сповіщати про прострочення боргу та надходження терміну його сплати;
• контролювати та автоматично лімітувати заборгованості по об'ємам та термінам.

Набір алгоритмів, націлених на контроль дебіторських заборгованостей, в сучасних системах автоматичного обліку досить розвинений.

Встановлення лімітів заборгованості по часу та об'єму

Відносини з покупцями часто базуються на господарських угодах, які передбачають відтермінування платежу за отриманий товар чи надану послугу. Як правило, такі відносини з контрагентами довготривалі, але нерідко з метою запобігання фінансових втрат та касового розриву виникає необхідність потенційно обмежити об'єм заборгованості та строки кредитування.

Алгоритм налаштування такого ліміту може використовуватися відносно:

1. Всіх контрагентів компанії.
2. Конкретних покупців.
3. Певних контрактів та угод.

Розподіл фінансових відносин з контрагентом по різним контрактам

Співпрацюючи з одним партнером компанії по різним угодам, буває важливо відокремити заборгованість по договорам. Така деталізація дозволяє відстежувати платежі більш прозоро, та запобігає плутатині в розрахунках.

Зазвичай, спрощені програми обліку, до використання яких схильні представники малого бізнесу, не передбачають наявність такого алгоритму, підсумовуючи звітність по кожному контрагенту в один рядок.

Підсвітка строку заборгованості

В статутних документах підприємств справедливо вказано, що воно створюється задля вилучення прибутку зі своєї діяльності. А це означає, що фінансова складова є найважливішою. Тому забезпечення своєчасних виплат за боргами контрагентів підлягає особливо ретельному контролю.

Ефективну допомогу у вирішення цього питання пропонує функція підсвітки строку заборгованості. Тобто, коли витікає термін погашення заборгованості або, в залежності від налаштування алгоритму, цей термін прострочено, програма сповіщає про це користувача. За рахунок такого рішення забезпечується:

• точне відстеження дебіторської заборгованості;
• своєчасна взаємодія з клієнтами;
• підтримка здорової фінансової дисципліни;
• гнучке реагування на загрози;
• зміцнення ділових відносин та довіри між партнерами.

Класифікація клієнтів

Практично ці ж цілі переслідує й инструмент облікової системи, який класифікує покупців за строками та сумами заборгованості. Крім того, така класифікація надає дані для об'єктивного аналізу результативності співпраці з певним контрагентом.

Отримавши такі звіти керівник може приймати обгрунтоване рішення про припинення співпраці з партнером чи про необхідність зміни умов угоди з ним.

Вибір облікової програми

Практично для будь якого підприємця не є питанням необхідність автоматизації обліку. Але важливо зробити оптимальний вибір. Для малого та середнього бізнесу облікова платформа повинна бути:

1. Недорогою у супроводі.
2. Достатьно простою у використанні (мати інтуівно зрозумілий інтерфейс).
3. Такою, що задовольняє запити користувача по функціоналу.

Як правило, оптимальним вибором стають нові облікові платформи вітчизняної розробки. В таких програмах усунуті, характерні для відомих програм баги, вони легко адаптуються під потреби будь якого бізнесу, а головне, їх використання буде коштувати значно дешевше вартості супроводу відомих аналогів.