Переяслав-Хмельницький колаж
місто Переяслав та Переяслав-Хмельницький район
Головна » Застосування системи електронного документообігу в організації

Застосування системи електронного документообігу в організації

Застосування системи електронного документообігу в організації

Нині діловодство дедалі частіше називають документаційним забезпеченням управління. Чому? Документи необхідні для управління, а не просто цінні самі по собі, – у цьому полягає принцип документування діяльності: вся необхідна інформація має бути відбита у документах; документи повинні зберігатися так, щоб вони не були втрачені та їх легко можна було знайти; всі прийняті рішення мають бути виконані.

Крім того, робота з документами має бути побудована так, щоб не гальмувати основну діяльність організації. Як забезпечити безпеку та доступність документів з одночасним швидким виконанням усіх дій щодо їх обробки та розповсюдження? Для досягнення цієї мети було розроблено електронний документообіг від компанії Deals https://dealssign.com/blog/elektronnij-dokumentoobig-shho-ce-take-ta-yak-jogo-vprovaditi/, який полегшує роботу  різним групам співробітників компанії.

Електронний документообіг для керівника компанії

Для керівника всю роботу з документами можна розділити на великі групи:

  • прийняття рішень;
  • контроль за виконанням рішень.

При прийнятті рішень головна біда керівника полягає у нестачі часу на збирання необхідної інформації та її аналіз.

Система електронного документообігу дозволяє зібрати необхідну інформацію набагато швидше. Для цього передбачаються різні системи її класифікації та пошуку.

СЕД також спрощує процедуру контролю за виконанням документів та доручень за ними, автоматизуючи даний процес, формуючи нагадування про наближення терміну виконання або повідомлення, якщо термін виконання прострочений. Система дозволяє оперативно складати звіти про стан виконавської дисципліни.

Іноді важливіший не термін виконання, а якість зробленого. Забезпечити його можна, використовуючи заздалегідь сформовані у СЕД добірки документів (так звані бази) з певного питання.

Електронний документообіг для секретаря

Організація роботи з документами займає більшу частину робочого часу секретаря. Саме на секретарів, як правило, лягає нелегка робота з оформлення документів, їх реєстрація, контроль за виконанням. Всі ці операції трудомісткі, пошук документів складний, неоднозначний і забирає багато часу.

Що дає секретарям використання системи електронного документообігу (СЕД)? Головна перевага, за відгуками секретарів, які попрацювали з подібними системами, – можливість легко і швидко знайти будь-який документ і отримати відповіді на запитання «Чи виконаний він?», «Чи надіслано відповідь за документом?», «Коли відповідь була надіслана?», «Чи надходила відповідь?», «Кому було відправлено на розгляд?» та ін.

При паперовому документообігу необхідно перевернути купу папок, перевірити не одну сторінку журналів реєстрації.

Електронний документообіг для юристів

Завдання юриста організації різноманітні та багатопланові. Йому потрібно стежити за законодавством, вивчати всі зміни та вносити відповідні пропозиції щодо необхідних змін у діяльності компанії. Юрист готує та погоджує договори, займається отриманням ліцензій та дозволів, відстежує терміни закінчення ліцензій, щоб вчасно отримати нові. На юридичну службу може покладатися завдання підготовки комплектів документів для участі у конкурсах та тендерах. Все це – робота із документами.

Щоб виконувати її ще чіткіше та якісніше, електронний документообіг пропонує різні інструменти для прискорення роботи та можливості виконувати її швидше та якісніше.

СЕД дозволяє:

  • створити шаблони договорів, які зберігатимуться у місці загального доступу та гарантовано оновлюватимуться;
  • узгодити документи в електронному вигляді, виключивши довге «блукання» документів;
  • налагодити автоматичний контроль терміну дії ліцензій та дозволів;
  • забезпечити зберігання електронних образів добірок документів для полегшення формування комплектів документів.

Окрім роботи з договорами на юридичні служби часто покладають обов'язки щодо отримання ліцензій та дозволів. Під час проведення цієї роботи необхідно відстежувати терміни дії ліцензій та дозволів, вести велике листування.

Претензійна робота також пов'язана з великою кількістю документів, контролем за дотриманням їх виконання.

Ще один напрям роботи юридичних служб – ведення бібліотек нормативно-правових актів та внутрішніх регламентних документів. Набагато простіше орієнтуватись серед цих документів, шукати потрібні, коли вони організовані в електронну бібліотеку.

Таким чином, від застосування СЕД отримують виграш не тільки окремі служби, а й організація загалом. Якщо СЕД впроваджено і використовується, це призводить до переходу на якісно інший рівень.



1